Kako provesti učinkovitu konferenciju

U znanstvenom i poslovnom okruženju konferencija je jedan od najučinkovitijih načina komunikacije. Takav događaj omogućuje vam da sažmete prikupljeno iskustvo o zanimljivim temama, upoznate se s novim dostignućima u industriji, uspostavite zanimljive odnose. Konferencija je u pravilu velikih razmjera i stoga zahtijeva opreznu pripremu.

Trebat će vam

• - prostorije;

• - mikrofon;

• - video projektor;

• - tiskanice;

• - voda i grickalice.

Priručnik s uputama

1

Napravite plan konferencije. Trebao bi sadržavati ciljeve i ciljeve, raspored izvještaja, broj sudionika, potrebna materijalna i tehnička sredstva, procjenu događaja.

2

Odlučite o mjestu i vremenu održavanja konferencije. Odaberite prostranu sobu koja može primiti veliki broj gostiju. Unaprijed saznajte je li moguće spojiti potrebnu opremu u ovu sobu. Što se tiče vremena, svakako vodite računa o interesima i zaposlenosti sudionika. Na primjer, studentska konferencija, zakazana za petak navečer, može izazvati krajnje negativan stav, jer su mladi u ovo vrijeme navikli da se odmaraju ili odlaze kući.

3

Saznajte detaljno temu konferencije. To je potrebno kako bi se utvrdila relevantnost i znanstveni značaj izvještaja. Da bi konferencija bila dinamična i ne dosadna, razmotrite oštre, malo proučene i kontroverzne teme. Pozovite govornike da formuliraju svoje stavove o odabranim pitanjima.

4

Sastavite raspored prezentacija govornika. Odredite 30-40% vremena za izvještaje, a ostatak posvetite raspravi. Konferencija je učinkovita zbog živahne i zanimljive rasprave. Napravite propis na takav način da jedan problem logično pređe u sljedeći i postane predmet rasprave.

5

Pazite na materijalno-tehničkoj bazi. Možda će vam trebati interaktivna tabla, projektor sa zaslonom, računalo, mikrofon, flip-karta s otklizavajućim listovima, tiskanice. Prilikom pripreme za konferenciju unaprijed provjerite zvuk, rad video opreme. Izložite mape s planom događaja i glavnim sažecima izvještaja na stolovima za sudionike.

6

Obavijestite sudionike i goste konferencije o nadolazećem događaju. Govornici moraju proći obavezni postupak predbilježbe. Ako je konferencija dovoljno velika, ne zaboravite pozvati predstavnike tiska i fotografe.

Korisni savjeti

Ako konferencija traje dovoljno dugo, razmislite o pićima i hrani. Na svaki stol možete staviti boce s vodom. Tijekom odmora gosti mogu uživati ​​u toplim napicima i grickalicama u obliku švedskog stola.